Gestione Workflow
La soluzione per gestire tutti i flussi e i processi aziendali
Workflow
Processi automatizzati con la gestione dei workflow
Fai dialogare i tuoi reparti ottimizzando i processi con Arxivar Workflow.
Con Arxivar è possibile gestire:
- Workflow di processo
- Workflow documentali
WORKFLOW PER GESTIRE I PROCESSI
Processi gestiti e senza errori
personalizzati permette di gestire i processi aziendali critici,
ottimizzandone flussi e performance grazie a:
- il mapping
- la standardizzazione
- la misurazione delle performances dei flussi di lavoro
VANTAGGI
Definire e tracciare i flussi di lavoro
I processi aziendali possono essere interni o coinvolgere risorse esterne. In entrambi i casi è necessario reperire informazioni da diversi sistemi, archiviarle e attivare alert di verifica e convalida.
Processi monitorati
Grazie ad una dashboard aggiornata in tempo reale è possibile monitorare i workflow.
Creare i workflow
Grazie al workflow, vengono definiti in modo digitale e standardizzato gli step di un processo attraverso una sequenza ordinata di passaggi automatizzati e di task assegnati ai diversi utenti coinvolti.
Ottimizzazione delle risorse e miglioramento delle performance
Definire dei flussi standard e governarli permette di velocizzare i processi e definire i ruoli e le funzioni delle risorse.
Esempi di processi gestiti con workflow
Gestione nota spese
L’applicazione per la gestione digitale note spese permette la dematerializzare l’intero processo:
- inserimento dei giustificativi di spesa (con tablet, smartphone, scanner)
- riconoscimento della tipologia di documento con l’OCR (scontrini, fatture e ricevute)
- estrazione dei dati: data, partita iva, beneficiario, totale spesa
- conservazione digitale di tutta la documentazione.
- riconciliazione: associazione dello scontrino ad un report che può essere firmato grafometricamente o digitalmente.
- processo di autorizzazione da parte dell’ufficio HR, per la verifica ed eventuale richiesta di integrazioni o modifiche. Le fatture (contabilità passiva) vengono inviate all’amministrazione.
Gestione DDT
Grazie al workflow per la gestione delle spedizioni è possibile semplificare le attività di logistica outbound, ottimizzare e risparmiare tempi e i costi nella fase di spedizione.
Il flusso è gestito prevede due interlocutori:
- risorsa interna prepara la merce, inserisce le informazioni e crea il DDT;
DDT digitalizzato, dematerializzato e recapitato in formato elettronico prima della consegna della merce;
Il DDT viene quindi archiviato a norma con firma grafometrica. - trasportatore firma Grafometricamente il DDT da Tablet;
Trasporta la merce e trasmette digitalmente il DDT.
WORKFLOW
Workflow documentale
Rendi più efficiente la gestione del ciclo di vita dei tuoi documenti
Grazie al workflow documentale è possibile creare una procedura digitale standardizzata per creare, firmare, protocollare , modificare e conservare a norma un documento.
Ciclo di vita del documento
Creazione
Creazione di diverse tipologie di documenti (offerte, comunicati stampa, fatture etc.) con template diversi, direttamente dal sistema.
Validazione
Workflow approvativo che consente ad ogni utente coinvolto di avere visibilità sullo stato di avanzamento.
Distribuzione
Il documento può essere inviato automaticamente con e-mail o link a liste di distribuzione specifiche.
Conservazione
La conservazione digitale consente infine di avere sempre tracciati e a disposizione tutti i documenti, con
piena garanzia probatoria.
Esempi di workflow documentale
Gestione ticket di assistenza
Automatizzazione del processo di gestione ticket, dalla presa in carico alla chiusura del ticket.
Gestione non conformità
Gestione reclamo
Il workflow per la gestione dei reclami crea un processo guidato dalla registrazione della segnalazione, alla chiusura della pratica, fino alla comunicazione al cliente.
Gestione offerta
Creazione di un’offerta attraverso un template predefinito, verifica del corretto inserimento di tutte le informazioni necessarie e procede allo svolgimento del flusso approvativo, coinvolgimento degli approvatori in base a zona, importi e tipologia cliente.
Al termine del ciclo approvativo, l’offerta viene automaticamente inviata al cliente.
Gestione circolari
A partire dalla richiesta di un reparto, sottoposta ad approvazione attraverso workflow, la circolare viene automaticamente numerata, protocollata e inviata ad una lista specifica, interna o esterna.
Le circolari sono sempre organizzate, facilmente recuperabili e relazionate ai relativi destinatari.
Rimborso spese
Raccolta e salvataggio delle note spese inserite direttamente dal dipendente tramite smartphone o pc.
L’ufficio risorse umane ha a disposizione elenchi già ordinati e report suddivisi per mensilità.
