ARXIVAR
ARXivar è una soluzione che permette di gestire in totale sicurezza tutte le informazioni aziendali, in qualsiasi formato, archiviandole in un unico sistema: documenti Office, immagini, video, audio, disegni tecnici o qualsiasi altra informazione.
Con Arxivar è possibile archiviare, conservare a norma e gestire il flusso dei processi aziendali, sia interni che esterni all’azienda ( collaborativi, strutturati o misti ), riducendo i tempi di lavoro e governando il ciclo di vita delle informazioni.
La gestione documentale consente di digitalizzare i processi gestendo l’intero ciclo di vita del documento in modo organizzato: dalla creazione, alla gestione fino alla conservazione a norma di ogni documento.
- Le procedure Arxivar permettono di presidiare ogni fase e modifica del documento garantendo il corretto adempimento degli obblighi amministrativi, giuridici, archivistici e di trattamento dei dati personali, anche mediante un’adeguata analisi del rischio.
- La gestione dei documenti informatici può prevedere workflow documentali, sistemi per l’assegnazione di responsabilità e permessi a differenti categorie di utenti (Content Management System).
- I documenti possono essere archiviati, ricercati facilmente, anche con verifica dello storico delle sue versioni, sempre mantenendo in sicurezza logica e fisica il dato (Document management system).
VANTAGGI
Integrazione e accessibilità
Integrazione con i sistemi aziendali. Accesso alle informazioni da qualsiasi device.
Sicurezza e conservazione
Alti standard di criptazione dei dati e valore probatorio del documento in formato digitale.
Condivisione e workflow
Informazioni condivise, diversificazione degli accessi e degli utenti. Gestione automatica degli step del ciclo di vita dei documenti e dei processi.
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IX-FE è, il servizio di fatturazione elettronica, integrabile con Arxivar, che permette di gestire tutte le fasi di invio e ricezione delle fatture elettroniche verso clienti finali e la pubblica amministrazione.
IX-FE è un servizio accreditato, rispetta tutti i requisiti tecnici e normativi e consente di gestire tutte le fasi di invio e ricezione delle fatture elettroniche da e verso aziende, acquirenti finali e Pubblica Amministrazione. Gli step gestiti sono:
Creare la fattura
Creazione della fattura elettronica conforme con file XML. La certifica avviene attraverso la firma.
Trasmettere la fattura
• Via PEC;
• Tramite gestionale di fatturazione o servizio terzo di fatturazione elettronica (intermediario);
• Attraverso l’Agenzia delle Entrate.
Conservare la fattura
Conservazione digitale delle fatture elettroniche attraverso i servizi dell’Agenzia delle Entrate o attraverso il servizio di conservazione Arxivar, accreditato come conservatore presso l’AgID (l’Agenzia per l’Italia Digitale).
VANTAGGI
Archiviare le fatture XML in un’unica piattaforma ed organizzarle, integrandosi anche con l’ERP in uso.
Ricevere le fatture XML ed inviare notifiche di accettazione o rifiuto.
Ricercare le fatture emesse da qualsiasi device.
Conservare a norma tramite il Servizio Arxivar IX-CE
La firma elettronica è molto utile nella digitalizzazione dei processi ed ha valore legale.
Consente di firmare rapidamente i documenti informatici da qualsiasi device, riducendo temi e costi e migliorando l’efficienza dei processi aziendali con clienti e fornitori, nel rispetto della normativa vigente.
Sia informatica, grazie alla piattaforma Arxivar, integra la firma elettronica nei processi e procedure che ne prevedano l’utilizzo: dall’ambito contrattuale (vendite, HR, privacy) a quello approvativo, dalla logistica alla redazione di verbali.
VANTAGGI
Rapida e da qualsiasi device
Ottimizza i processi
Digitalizzazione e dematerializzazione
Sia informatica ti aiuta a garantire l’autenticità, l’integrità, la leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, secondo DPCM 3 dicembre 2013, assicurandone nel tempo il valore -scale e legale.
Con la conservazione sostitutiva possono essere conservati digitalmente tutti i principali documenti di un’azienda: ordini, fatture, ricevute, DDT, scontrini ¬scali, libro giornale, registri IVA, dichiarazioni ¬scali, Libro Unico del Lavoro, Giornali di magazzino, Libri sociali, Documenti sanitari, Documenti protocollati da Pubbliche Amministrazioni, contratti etc.
Sia informatica offre entrambi i servizi di conservazione sostitutiva Arxivar: ARX-CE e IX-CE.
ARX-CE
Il servizio in house ARX-CE, su sistemi informativi aziendali interni, accreditato AgID, che permette di semplificare la gestione e il monitoraggio dell’intero processo documentale in una logica full digital
IX-CE
Il servizio di outsourcing IX-CE, con delega di tutto il processo di conservazione elettronica a norma e responsabilità del servizio di conservazione.
VANTAGGI
EFFICIENZA
- Definizione di uno standard ed uniformità
- Portabilità archivio
- Semplificazione esibizione al pubblico ufficiale
- Ricerca rapida di documenti ed informazioni
RISPARMIO TEMPI, RISORSE E SPAZIO
- Riduzione dei costi diretti ed indiretti di gestione dei processi operativi
- Meno spazio dedicati all’archiviazione dei documenti
- Meno tempo da dedicare alla gestione dei documenti
COMPLIANCE NORMATIVA
- La fatturazione elettronica richiede la conservazione digitale
- Tassello fondamentale per la dematerializzazione
- Nessun documento cartaceo prodotto in nessuna fase del suo ciclo di vita
